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上個(gè)月16日至21日，國(guó)際報(bào)關(guān)協(xié)會(huì)在上海舉辦了2016報(bào)關(guān)國(guó)際年會(huì)，來(lái)自20多個(gè)不同國(guó)家， 500多位全球來(lái)賓齊聚一堂，30多位領(lǐng)導(dǎo)嘉賓作重要演講，會(huì)議持續(xù)五天，全程中、英、日、葡四種語(yǔ)言進(jìn)行會(huì)議同傳，上海市副市長(zhǎng)、楊浦區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)、海關(guān)總署署長(zhǎng)、均出席開(kāi)幕式，大會(huì)流程包括三天的主會(huì)場(chǎng)會(huì)議、一天理事會(huì)會(huì)議、兩場(chǎng)招待晚宴、半天企業(yè)交流會(huì)、一場(chǎng)浦江夜游、一天蘇州旅游、多場(chǎng)簽約、會(huì)晤、考察、招待等等近十多項(xiàng)大會(huì)及大會(huì)周邊活動(dòng)，吸引了20多家主流媒體現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道，央視新聞直播間更是進(jìn)行了主題報(bào)道。
這樣一場(chǎng)全球性的會(huì)議，內(nèi)容之多、范圍之廣，實(shí)屬一場(chǎng)典型的MICE性質(zhì)的國(guó)際大會(huì)，或許你會(huì)想，是誰(shuí)籌備和策劃了這場(chǎng)大會(huì)？一定是一家經(jīng)驗(yàn)豐富的MICE公司吧？又或者是一家知名的公關(guān)公司？還是一家牛逼的廣告公司？
NoNoNo，其實(shí)最終這場(chǎng)大會(huì)，是由一家專業(yè)的活動(dòng)公司，全權(quán)代理了整個(gè)大會(huì)的籌備、策劃和執(zhí)行。
首先還是先來(lái)給大家科普一下：什么是IFCBA會(huì)議？
IFCBA國(guó)際會(huì)議，是國(guó)際報(bào)關(guān)同盟組織每年一度的全球性國(guó)際年會(huì)，國(guó)際報(bào)關(guān)同盟簡(jiǎn)稱IFCBA，上一次大規(guī)模舉辦是在2014年的韓國(guó)首爾，今年5月在上海是首次在中國(guó)舉辦，同時(shí)也是國(guó)際報(bào)關(guān)行業(yè)會(huì)議中參會(huì)人數(shù)最多、規(guī)格最高、范圍最廣、內(nèi)容最豐富、形式最多樣的一屆盛會(huì)，，本次大會(huì)由IFCBA國(guó)際報(bào)關(guān)協(xié)會(huì)、CCBA中國(guó)報(bào)關(guān)協(xié)會(huì)主辦，上海欣海報(bào)關(guān)有限公司承辦，多家贊助商共同協(xié)辦，活動(dòng)管家作為本次大會(huì)的代理方，全權(quán)代理了本次會(huì)議的統(tǒng)籌策劃、供應(yīng)商管理、財(cái)務(wù)管理、會(huì)務(wù)執(zhí)行等大會(huì)活動(dòng)內(nèi)容，并且順利完成。
從初次接洽再到方案執(zhí)行，整個(gè)會(huì)議籌備期長(zhǎng)達(dá)9個(gè)月之久，活動(dòng)管家作為本次大會(huì)的代理方，代理工作不僅僅只包含會(huì)務(wù)活動(dòng)，還涉及到了參會(huì)者報(bào)名、繳費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、酒店入住接待、VIP接待、外賓接待、贊助商權(quán)宜、接送機(jī)、旅游、翻譯等等各項(xiàng)大會(huì)周邊，在這期間經(jīng)歷了好幾次方案更改、供應(yīng)商更換、設(shè)計(jì)改動(dòng)項(xiàng)目變更，不得不說(shuō)這確實(shí)是一場(chǎng)名副其實(shí)的國(guó)際性MICE會(huì)議，而我們作為一家重度垂直做活動(dòng)的公司，代理的很多服務(wù)項(xiàng)目其實(shí)都超出了我們的服務(wù)能力范疇。
可為什么我們還是會(huì)成為這次大會(huì)的代理方？主辦方為什么會(huì)選擇我們？我們的優(yōu)勢(shì)在哪里？籌備中又遇到過(guò)哪些問(wèn)題？活動(dòng)公司到底能不能駕馭MICE大行業(yè)范疇？活動(dòng)管家到底靠不靠譜？
為此，讓我們來(lái)一個(gè)會(huì)議籌備的大回顧吧！接下來(lái)小編將會(huì)以不同的階段分別闡述整個(gè)項(xiàng)目的籌備過(guò)程，帶大家一同走進(jìn)“一家活動(dòng)公司是如何成功完成一場(chǎng)MICE性質(zhì)的國(guó)際大會(huì)”背后的故事。
一、 接洽初期。關(guān)鍵詞：快速、積極、主動(dòng)
首先，是接洽初期，每一個(gè)案子在接洽初期時(shí)，其實(shí)都是需要項(xiàng)目管理者用心對(duì)待的，就好像男女第一次見(jiàn)面，第一印象非常重要，它潛在的決定了客戶對(duì)你專業(yè)度和響應(yīng)度的第一感受，甚至在后期的方案對(duì)決PK當(dāng)中非常加分。在本次大會(huì)的接洽初期，我們給出了三個(gè)重點(diǎn)關(guān)鍵詞：快速、積極、主動(dòng)。
先說(shuō)快速：2015年8月活動(dòng)管家接到了這個(gè)項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)的項(xiàng)目訊息是：一家報(bào)關(guān)企業(yè)要做一個(gè)有外賓參會(huì)的大型會(huì)議，并且需要接送機(jī)和外地旅游的方案，需要一家有過(guò)涉外活動(dòng)的會(huì)務(wù)公司做方案策劃并盡快報(bào)價(jià)。項(xiàng)目管理者在拿到客戶信息后就立刻跟客戶進(jìn)行了電話溝通，當(dāng)時(shí)跟客戶對(duì)接的是承辦方市場(chǎng)部的一位C先生，通過(guò)跟C先生的電話溝通，項(xiàng)目管理者立即在內(nèi)心快速給這個(gè)項(xiàng)目做了三點(diǎn)定位：一、通過(guò)C先生對(duì)會(huì)議的描述和對(duì)會(huì)務(wù)公司的需求判斷，C先生為甲方公司的人員，二、這是一場(chǎng)國(guó)際性的高規(guī)格會(huì)議，會(huì)議要求一定遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止會(huì)務(wù)活動(dòng)這么簡(jiǎn)單，三、既然客戶是從網(wǎng)絡(luò)廣告搜索到活動(dòng)公司并要求提案和報(bào)價(jià)，那就說(shuō)明客戶暫時(shí)沒(méi)有指定供應(yīng)商，一定是有競(jìng)標(biāo)的機(jī)會(huì)的。
Tisp：服務(wù)性活動(dòng)行業(yè)，“主動(dòng)”一定是頭把撬開(kāi)項(xiàng)目大門的鑰匙之一。
再說(shuō)積極：于是項(xiàng)目人就立即加了C先生的QQ，并開(kāi)始根據(jù)他所描述的訊息，開(kāi)始搜集客戶公司、國(guó)際報(bào)關(guān)協(xié)會(huì)、以及一切與報(bào)關(guān)相關(guān)的行業(yè)信息，再次進(jìn)行第二次更詳盡的溝通，在這一次溝通中了解到C先生的上級(jí)是做會(huì)議統(tǒng)籌安排的，方案要經(jīng)由C先生遞給他的上級(jí)G經(jīng)理，再遞交給做決策的總經(jīng)理，這是項(xiàng)目人了解到的很重要的一個(gè)客戶訊息，了解到這一點(diǎn)后，我們?cè)诤笃诜桨覆邉澲幸惨恢狈e極的跟C先生保持溝通的頻率，希望能夠得到他上級(jí)的準(zhǔn)確反饋。
Tisp：積極啊各位，你不搶先一定有人搶在你前面，客戶一定是多家選擇，優(yōu)先擇錄，但積極不一定是要時(shí)常聯(lián)系客戶，而是積極尋求項(xiàng)目訊息，找合適點(diǎn)與客戶一直保持溝通。
第三點(diǎn)主動(dòng)：在了解到這些準(zhǔn)確的信息后，項(xiàng)目人主動(dòng)跟上級(jí)們匯報(bào)了這些訊息，并且希望他們能夠重視這個(gè)項(xiàng)目，并在方案制作上請(qǐng)團(tuán)隊(duì)重點(diǎn)對(duì)待，于是一個(gè)活動(dòng)小組迅速組成，并在很短的時(shí)間內(nèi)就完成了會(huì)議主KV設(shè)計(jì)和方案流程規(guī)劃，方案完成非常完整，并且效率非常高。
Tisp：你看，正因?yàn)槲覀兛焖夙憫?yīng)了客戶，積極的跟進(jìn)和溝通，并主動(dòng)形成團(tuán)隊(duì)討論協(xié)商，讓我們?cè)诋?dāng)時(shí)同時(shí)提供代理服務(wù)的各家服務(wù)商PK中，第一輪第一個(gè)提交了并且是最完整的首個(gè)方案，正是這一點(diǎn)讓客戶印象很好，并非常清晰的記住了我們。
二、 方案策劃與報(bào)價(jià)。關(guān)鍵詞：方案抓重點(diǎn)、報(bào)價(jià)顯優(yōu)勢(shì)
說(shuō)到方案與報(bào)價(jià)，正是一個(gè)項(xiàng)目的靈魂，它直接決定了整個(gè)活動(dòng)的走向和氣場(chǎng)，好的方案策劃和精準(zhǔn)的報(bào)價(jià)，會(huì)讓客戶在活動(dòng)籌備前期的時(shí)候就能夠完全信任你的專業(yè)度，并在活動(dòng)理解上與你達(dá)成一致，哪怕后期再做修改調(diào)整，客戶與你都是在同一個(gè)緯度在進(jìn)行溝通與交流。在本次大會(huì)的方案策劃與報(bào)價(jià)中，我們給出的兩個(gè)重點(diǎn)關(guān)鍵詞是：方案抓重點(diǎn)，報(bào)價(jià)顯優(yōu)勢(shì)。
先說(shuō)方案抓重點(diǎn)：在方案制作的過(guò)程中，我們除了拿手的大會(huì)氛圍設(shè)計(jì)和會(huì)務(wù)流程安排之外，當(dāng)時(shí)客戶的重點(diǎn)在于接送機(jī)安排和蘇杭旅游這兩塊方案，由于這不是我們的強(qiáng)項(xiàng)，所以我們直接請(qǐng)到長(zhǎng)期合作方的旅游第三方來(lái)代理旅游項(xiàng)目，所以在當(dāng)時(shí)的方案制作當(dāng)中，旅游這一塊我作了重點(diǎn)制作和推薦，并且明確說(shuō)明是由專業(yè)的第三方供應(yīng)商來(lái)代理，給到客戶他最想要看到的方案細(xì)節(jié)和供應(yīng)商推薦。
Tisp：其實(shí)不一定要大包大攬，專業(yè)的人做專業(yè)的事，你既然是做垂直活動(dòng)的，那么旅游這一塊一定不是你的強(qiáng)項(xiàng)，與其包下整個(gè)攤子，不如分出幾塊，給到最適合的行業(yè)同伴一起干，既省力又穩(wěn)妥。
第二點(diǎn)報(bào)價(jià)顯優(yōu)勢(shì)：由于這場(chǎng)會(huì)議的知名度，當(dāng)時(shí)競(jìng)標(biāo)的行業(yè)公司不在少數(shù)，在報(bào)價(jià)制作時(shí)我們進(jìn)行了多天會(huì)議的成本核算，同時(shí)也將報(bào)價(jià)原則定在了要有一定優(yōu)惠價(jià)格的原則上，因?yàn)槲覀兦宄覀兊膬?yōu)勢(shì)不在于MICE活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，所以必須要在價(jià)格方面給到客戶最大的空間，讓我們的優(yōu)勢(shì)能夠在最大程度上放大。而這一點(diǎn)也在日后的提案過(guò)程當(dāng)中也確實(shí)爭(zhēng)得了不少分?jǐn)?shù)。
Tisp：不得不說(shuō)，價(jià)格仍然是所有行業(yè)最能左右客戶的籌碼啊，特別是活動(dòng)行業(yè)，傳統(tǒng)的成本核算和報(bào)價(jià)潛規(guī)劃已經(jīng)快要跟不上這個(gè)行業(yè)發(fā)展的步伐，盡快找出最有利的辦法替你的客戶省錢，才是打破傳統(tǒng)的最佳利器。
三、 提案與跟進(jìn)。關(guān)鍵詞：準(zhǔn)備充分、角色變換、態(tài)度誠(chéng)懇、不放棄
最漫長(zhǎng)的過(guò)程之一，就是接下來(lái)的提案與跟進(jìn)了。在近四個(gè)月的合同敲定前期，我們經(jīng)歷了幾次大起大落，幾經(jīng)覺(jué)得快要提案成功卻又失之交臂，正要心灰意冷時(shí)又柳暗花明，回觀歷程，其實(shí)是場(chǎng)特別有意思的活動(dòng)收獲。在這里我們給出四個(gè)詞匯：準(zhǔn)備充分、角色變換、態(tài)度誠(chéng)懇、不放棄。
先說(shuō)準(zhǔn)備充分：大的提案我們總共進(jìn)行了兩輪，兩輪提案我們都慎重對(duì)待并準(zhǔn)備充分，并且我們也分別在各個(gè)大大小小的會(huì)議中，根據(jù)會(huì)議需要，分別“征用”了公司的各位總監(jiān)和團(tuán)隊(duì)一同前往，目的也在于想讓客戶知道我們的團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)以及重視程度。
Tisp：團(tuán)隊(duì)也不能一直躲在幕后，像這樣的大會(huì)籌備，例如設(shè)計(jì)或執(zhí)行需求上進(jìn)行到了一定深度時(shí)，一定是需要團(tuán)隊(duì)中的負(fù)責(zé)人和客戶面對(duì)面溝通的，如果可以，在準(zhǔn)備充分的情況下，在籌備初期就以團(tuán)隊(duì)成員出擊，一個(gè)好漢三個(gè)幫，多人頭腦風(fēng)暴一定比單打獨(dú)斗強(qiáng)。
接下來(lái)說(shuō)到角色變換：整個(gè)方案在提案的過(guò)程是比較漫長(zhǎng)的，從提案到敲定合作，中間經(jīng)歷了好幾個(gè)月，回觀過(guò)程，其實(shí)我們的角色經(jīng)歷了幾次大的變更，從一開(kāi)始的全權(quán)代理，到中途的推薦其他供應(yīng)商代理，再到最后的全權(quán)代理，雖然角色幾經(jīng)變更，但是究其根源，在角色變化的過(guò)程當(dāng)中，我們是始終站在客戶的角度去考慮并推薦的。
Tisp：誰(shuí)都想做全權(quán)代理，但是若能站在更高點(diǎn)來(lái)考量：一、誰(shuí)來(lái)做這個(gè)全權(quán)代理更專業(yè)更合適？二、誰(shuí)來(lái)做這個(gè)全權(quán)代理為客戶更省成本？當(dāng)我們?cè)谡娴臑榭蛻艨紤]這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，其實(shí)已經(jīng)體現(xiàn)了我們的專業(yè)和用心，客戶當(dāng)然能感受到。
接下來(lái)是態(tài)度誠(chéng)懇：我們是一家專業(yè)的活動(dòng)公司，但是本次大會(huì)的性質(zhì)其實(shí)遠(yuǎn)超于我們公司的業(yè)務(wù)范疇，它囊括了太多MICE行業(yè)的眾多專業(yè)領(lǐng)域，我們?cè)谔岚傅倪^(guò)程當(dāng)中，也遇到了很多強(qiáng)勁的對(duì)手，但是在這期間，我們還是始終高度響應(yīng)，積極配合客戶的各種會(huì)議要求，包括客戶來(lái)公司考察，我們也提前做好準(zhǔn)備工作，并請(qǐng)部分合作方和供應(yīng)商過(guò)來(lái)一同與客戶開(kāi)會(huì)討論。
Tisp：沒(méi)有人會(huì)討厭一個(gè)態(tài)度認(rèn)真，誠(chéng)懇做事的服務(wù)商，即便你的經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)差那么一點(diǎn)，但只要主體服務(wù)是專業(yè)的，態(tài)度誠(chéng)懇去爭(zhēng)取，哪怕這次沒(méi)有成功，下次客戶也會(huì)想起你啊。
最后是不放棄：其實(shí)提案到敲定的最后一個(gè)月的時(shí)候，客戶已經(jīng)通過(guò)前幾個(gè)月籌備，成立了他們內(nèi)部的大會(huì)工作組，在第三方的選擇上，也有了眾多專業(yè)公司的選擇，在冷落了我們大概2個(gè)月左右之后，當(dāng)時(shí)我們已經(jīng)認(rèn)為不太有希望爭(zhēng)取得到這個(gè)項(xiàng)目了，所以后來(lái)專門我們發(fā)了一封感謝郵件給到客戶，感謝她在提案過(guò)程當(dāng)中對(duì)我們的信任，并希望她能夠順利找到供應(yīng)商并圓滿完成會(huì)議，在這封郵件發(fā)出之后，客戶很快回了郵件表示感謝并希望有機(jī)會(huì)合作，于是我們又繼續(xù)跟進(jìn)，得知客戶仍未選定第三方，在我們不斷繼續(xù)的跟進(jìn)后，最終終于在2015年年底基本敲定了合作意向。
Tisp：放棄特別容易，但加上個(gè)“不”字，就如同上坡路一般，一念覺(jué)得累停下，也許就真的差那么幾步你就登不了頂?；顒?dòng)當(dāng)中的跟進(jìn)期就像上坡，別怕坡長(zhǎng)，只要不放棄的跟進(jìn)，才有機(jī)會(huì)登頂。
四、 籌備期。關(guān)鍵詞：全局觀、贊助商權(quán)宜、時(shí)間推進(jìn)表
籌備期，最漫長(zhǎng)的活動(dòng)過(guò)程之二，由于籌備事宜太多，所以我們挑選了三個(gè)比較有代表性的，不同于一般活動(dòng)公司籌備重點(diǎn)的關(guān)鍵詞：全局觀、贊助商權(quán)宜、時(shí)間推進(jìn)表。
先說(shuō)全局觀：在敲定了合作意向后，我們與客戶開(kāi)過(guò)幾次會(huì)議，每次會(huì)議下來(lái)都覺(jué)得挫敗感十足，因?yàn)樵谌ブ拔覀冋J(rèn)為已經(jīng)準(zhǔn)備的很充分了，可是會(huì)議中討論的事宜遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們的準(zhǔn)備，兩次會(huì)議下來(lái)，我們意識(shí)到以往的工作活動(dòng)習(xí)慣讓我們只關(guān)注到活動(dòng)本身，而我們這次的角色是大會(huì)全權(quán)代理，是要涉及到大會(huì)以及大會(huì)周邊的所有事宜，我們必須要站在更高的層面去考慮問(wèn)題，并給到客戶更專業(yè)的建議。所以我們立即轉(zhuǎn)變垂直活動(dòng)籌備的固有思維，在后面的籌備過(guò)程當(dāng)中，一邊做會(huì)務(wù)活動(dòng)的推進(jìn)事宜，一邊做各種會(huì)議周邊籌備計(jì)劃，包含了大會(huì)的主體統(tǒng)籌與所有供應(yīng)商統(tǒng)籌，將這些都寫入計(jì)劃書(shū)和方案推進(jìn)表，并統(tǒng)籌起來(lái)給到客戶選擇，總體來(lái)說(shuō)，就是把所有供應(yīng)商需要考慮的問(wèn)題都要裝到腦子里，并且落地到實(shí)際的執(zhí)行表單當(dāng)中去。
Tisp：活動(dòng)公司的服務(wù)理念是活動(dòng)本身，而一場(chǎng)MICE活動(dòng)涵蓋的東西不止活動(dòng)主體，還包含了好多活動(dòng)周邊，在籌備過(guò)程中，若沒(méi)有全局觀，是沒(méi)辦法推進(jìn)活動(dòng)及活動(dòng)周邊事宜的。
再說(shuō)贊助商權(quán)宜：在贊助商權(quán)宜上，本次大會(huì)在各個(gè)環(huán)節(jié)都有贊助商贊助，贊助總費(fèi)用也達(dá)到了近100多萬(wàn)，比重非常大的，如此多的贊助商權(quán)宜安排，活動(dòng)公司如何做到專業(yè)有序的統(tǒng)籌和安排？我們給出的建議是：一、梳理。在招商初期，一般在招商初期，主辦方是迷茫的，有的主辦方有資源，有的沒(méi)有資源，例如這一次的主辦方是有較豐富的資源，但是不知道該如何調(diào)用和爭(zhēng)取，所以我們先要搞清楚主辦方有哪些資源，然后我們幫助他們做一下招商資源的梳理，再給到他們合理的建議；二、整合。根據(jù)大會(huì)的會(huì)務(wù)規(guī)模和資源整合，協(xié)助主辦方擬定一套可以落地的贊助商權(quán)宜，“可以落地”非常重要，因?yàn)樵谶@一點(diǎn)上是跟大會(huì)的會(huì)務(wù)籌備是同步的，也就是說(shuō)前期的規(guī)劃贊助商權(quán)宜的時(shí)候，就要考慮到這些權(quán)宜可否落地，并且要考慮到權(quán)宜的費(fèi)用高低與權(quán)宜的落地需要匹配；三、敲定。在招商的推動(dòng)過(guò)程當(dāng)中，要根據(jù)贊助商實(shí)際情況的逐一敲定，完善贊助商落地權(quán)宜的細(xì)節(jié)，本次活動(dòng)中在現(xiàn)場(chǎng)中也出現(xiàn)了一些贊助商權(quán)宜落地不完善的細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，也是因?yàn)樵谇捌诘耐苿?dòng)敲定當(dāng)中沒(méi)有做完善；四、落實(shí)。盡早跟贊助商對(duì)接，例如展商資料、會(huì)刊內(nèi)頁(yè)資料、等等有關(guān)設(shè)計(jì)方面的對(duì)接越早越好，做一個(gè)贊助商權(quán)宜落地細(xì)節(jié)表，使得主辦方也能夠有足夠的時(shí)間與贊助商溝通，也能爭(zhēng)取到更多的贊助商。
Tisp：最好專門分一個(gè)小組來(lái)對(duì)接贊助商權(quán)宜，這涉及到前期規(guī)劃和后期落地執(zhí)行，是一項(xiàng)復(fù)雜的統(tǒng)籌工作，贊助費(fèi)超100萬(wàn)的大會(huì)需要成立贊助商工作小組，專門服務(wù)贊助商對(duì)接。
再者是時(shí)間推進(jìn)表：在時(shí)間推進(jìn)表這個(gè)表單制作上，經(jīng)歷了好幾個(gè)大的改動(dòng)，首先，我們之前傳統(tǒng)的時(shí)間推進(jìn)表是完全不能滿足這次大會(huì)的籌備要求的，因?yàn)橥耆? 是從會(huì)務(wù)角度出發(fā)，所以在跟客戶幾次的溝通會(huì)議下來(lái)，最終由客戶主導(dǎo)，出了一版全面版的會(huì)議所有事項(xiàng)時(shí)間推進(jìn)表，這里面包含了會(huì)議各方的籌備事項(xiàng)和推進(jìn)時(shí)間點(diǎn)，人員方面涵蓋了欣海會(huì)務(wù)組、獨(dú)秀會(huì)務(wù)組、翻譯人員、志愿者、等等其他所有供應(yīng)商。
Tisp：由此我們可以總結(jié)出，在這樣的MICE性質(zhì)大會(huì)的籌備初期，我們不需要制作太過(guò)詳細(xì)和偏現(xiàn)場(chǎng)的事項(xiàng)推進(jìn)，而是要羅列出大會(huì)在籌備期的大事件推進(jìn)點(diǎn)及事件負(fù)責(zé)人，在后期籌備的推進(jìn)當(dāng)中，逐漸將大事件明細(xì)化，拆分為一個(gè)個(gè)事項(xiàng)，逐一推進(jìn)，要告訴并引導(dǎo)客戶，在每一個(gè)階段的事件推進(jìn)重點(diǎn)是不一樣的，總結(jié)一句話，每一個(gè)時(shí)間推進(jìn)階段都有側(cè)重點(diǎn)，初期抓全局重點(diǎn)，中期抓負(fù)責(zé)人推進(jìn)，后期抓現(xiàn)場(chǎng)細(xì)節(jié)。
五、 執(zhí)行期。關(guān)鍵詞：國(guó)際化、VIP、掌控力、應(yīng)變能力
終于來(lái)到了大會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行期，這簡(jiǎn)直就是一場(chǎng)戰(zhàn)斗，但對(duì)熱愛(ài)活動(dòng)的小伙伴們來(lái)說(shuō)，又是一場(chǎng)盛宴。因?yàn)槊刻於荚谝?jiàn)證著前期的策劃和籌備變成現(xiàn)實(shí)。我們針對(duì)這場(chǎng)MICE性質(zhì)的會(huì)議，總結(jié)了四個(gè)關(guān)鍵詞：國(guó)際化、VIP、掌控力、應(yīng)變能力。
第一點(diǎn)國(guó)際化會(huì)議：本次會(huì)議來(lái)賓有一半是外賓，并且有四種語(yǔ)言同步會(huì)議，所以這需要會(huì)務(wù)組考慮到一個(gè)非常重要的問(wèn)題，就是在會(huì)務(wù)的方方面面，都要考慮到國(guó)際慣例，比如：參會(huì)的20多個(gè)國(guó)家代表的座位排列順序需要按什么標(biāo)準(zhǔn)？來(lái)賓簽到時(shí)身份的識(shí)別如何規(guī)劃？餐飲的安排要考慮到宗教信仰？每一個(gè)國(guó)家的語(yǔ)言語(yǔ)種都要考慮周全？這里舉一個(gè)失誤的小例子：參會(huì)人員的證件我們?cè)谇捌诜譃榱?span>VIP嘉賓（Guests）和參會(huì)者（Visitors），旨在把領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)者區(qū)分開(kāi)，但是在第一天簽到時(shí)遇到了來(lái)參會(huì)的外賓，認(rèn)為他不能帶普通參會(huì)證，也就Visitors，單詞直譯過(guò)來(lái)是外訪者，但在我們這里是把他規(guī)為了參會(huì)者。產(chǎn)生這樣的問(wèn)題是因?yàn)槲覀儧](méi)有站在國(guó)際會(huì)議的角度去考慮會(huì)議細(xì)節(jié)。
Tisp：國(guó)際會(huì)議一定需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐庹Z(yǔ)指導(dǎo)，在會(huì)議的方方面面都需要體現(xiàn)。
第二點(diǎn)VIP接待：本次會(huì)議的VIP主要有這樣幾類：政府領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、重要外賓。這樣的組成使得所有的VIP服務(wù)都要圍繞一個(gè)主題：誰(shuí)為主導(dǎo)？這體現(xiàn)在會(huì)議的方方面面，會(huì)談會(huì)晤、各國(guó)會(huì)見(jiàn)、簽署協(xié)議、等等，在這些活動(dòng)中，領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別，桌次的擺放，禮儀的指引，都需要根據(jù)“誰(shuí)為主導(dǎo)”來(lái)展開(kāi)一系列的安排，主線領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間與動(dòng)線安排出來(lái)后，其他的人員安排全部依次開(kāi)來(lái)，主線領(lǐng)導(dǎo)的流程清晰暢通了，VIP接待的常規(guī)要求照做就沒(méi)問(wèn)題了。
Tisp：不是每場(chǎng)有VIP的會(huì)議都是這么安排，需要根據(jù)當(dāng)下的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。穩(wěn)妥的建議是：企業(yè)方聽(tīng)協(xié)會(huì)方，協(xié)會(huì)方聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)方，領(lǐng)導(dǎo)方會(huì)依活動(dòng)主題安排與主辦方協(xié)商，而我們活動(dòng)方則需要聽(tīng)主辦方和承辦方。
第三點(diǎn)掌控力：聽(tīng)起來(lái)是個(gè)很虛的詞，但這詞若要放在在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)中解釋，那必定是：抓清活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)重點(diǎn)的能力。作為項(xiàng)目管理人，你一定要清楚的知道今天這一場(chǎng)活動(dòng)當(dāng)中，最重要的那幾個(gè)點(diǎn)在哪里？并且預(yù)見(jiàn)到這幾點(diǎn)可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題？然后做好備案并安排好執(zhí)行人員分別管控這幾個(gè)點(diǎn)。在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一定是滿場(chǎng)“游走”，但會(huì)在每一個(gè)重要的點(diǎn)的時(shí)刻出現(xiàn)，確保重點(diǎn)流程不出錯(cuò)。
Tisp：有強(qiáng)大掌控力的前提是：流程內(nèi)容已爛熟于胸，專業(yè)知識(shí)已裝在腦中。
第四點(diǎn)應(yīng)變能力：沒(méi)有人是機(jī)器貓小叮當(dāng)，但是活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)有時(shí)候真就需要這樣的能力，客戶的要求無(wú)非兩點(diǎn)：快速的，滿足他。所以，活動(dòng)管家的建議是，一、多想。多想客戶想的那個(gè)點(diǎn)，甚至超出他想的，你覺(jué)得會(huì)出錯(cuò)的或會(huì)更改的，那99%都會(huì)。二、多做。提前把備案做好，積極的想辦法，就算你覺(jué)得無(wú)法完成，但也要去做，因?yàn)榭蛻粢牟皇恰皩?duì)不起我辦不到”，而是“好的我盡力想辦法”。
Tisp：小叮當(dāng)也有做不到的時(shí)候，但如果可以在前期多充分考慮，最好別做小叮當(dāng)，緊急補(bǔ)救成功對(duì)于一個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目管理人并不是件值得炫耀的事兒。
以上就是活動(dòng)管家作為一家重度作垂直活動(dòng)的公司，在歷經(jīng)了9個(gè)月的史上最漫長(zhǎng)活動(dòng)籌劃過(guò)程后，成功完成了一場(chǎng)MICE性質(zhì)的國(guó)際大會(huì)的一些感想，愿給那些想要完美籌劃大型MICE活動(dòng)的專業(yè)活動(dòng)人們一些經(jīng)驗(yàn)，也讓大家相信，活動(dòng)公司也能做MICE。
